Arbeitsbeispiele

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Themen dieser Seite

• Kennzahlen
• Was ist der Analyzer ?
• Was ist InfoZoom ?
• Wie erfolgt die Automatisierung der Auswertungen ?

Der Schwerpunkt meiner Arbeit ist die Automatisierung von Auswertungen

Doppel-Klick   – FERTIG

Gemeint sind in aller Regel die ständig wiederkehrenden Auswerte-Arbeiten. Die Monatsauswertungen, die Quartals-Auswertung, die Jahresauswertung, die Lieferantenbewertung, die Vertreter-Abrechnung, der Kennzahlen-Bericht, ….  Bisher beschäftigt sich ein Mitarbeiter immer wieder auf’s Neue mit diesen Aufgaben. Immer wieder wird so ‚das Rad neu erfunden‘. Das kostet immens viel Zeit. Dabei ist dann auch nur sehr schwer sicher gestellt, ob immer auch wieder die exakt gleiche Datenbasis genommen wird, oder die immer wieder gleiche Berechnungsart, oder die immer wieder gleiche Darstellung.
Daher automatisiere ich die Erstellung der Auswertungen weitgehend, sodass der Anwender damit in Zukunft keinerlei Arbeit mehr hat. Durch diese sehr umfassende Automatiserung solcher Vorgänge mittels Batch-Steuerung und den Funktionalitäten, die der Analyzer mitbringt, ist die immer gleiche Vorgehensweise gewährleistet. Und das lediglich per Doppel-Klick, oder per Windows-Task im Nacht-Job auf dem Server.
Wird es von den Auswerte-Abläufen her noch komplexer, dass also z.B. erst ein Teilergebnis erreicht sein muß, damit dann darauf eine Selektion und weitere Verarbeitung aufbauen kann, dann greife ich zusätzlich auch noch auf Visual-Basic zurück. Das ist beispielsweise bei der Lieferantenbewertung der Fall. Innerhalb der EXCEL-Auswertungen arbeite ich dann bei Bedarf, neben den dortigen Standard-Möglichkeiten, zusätzlich auch noch mit der Einbindung von Makros.

Trotz der umfassenden Automatisierung, können nachträglich die Parameter, die zur Selektion, Sortierung und Berechnung verwendet werden, auch geändert werden, ohne die gesamte Auswertung neu entwickeln zu müssen . So, wie Sie in Excel auch eine Formel-Variable nachträglich ändern können, ohne die gesamte Tabelle neu erstellen zu müssen, so ist das so auch hier möglich. Zudem wird jedes Detail der Auswerte-Erstellung, jeder einzelne Schritt detailliert aufgezeichnet, bzw. geloggt. Es ist also auch jederzeit später noch möglich nachzusehen, was wann wo und wie in die Ermittlung der Ergebnisse eingeflossen ist. So können auch ganze Teil-Abläufe verändert werden. In aller Regel sind dann allenfalls nur die nachfolgenden Auswerte-Schritte auf die neuen Zwischenergebnisse hin anzupassen.

Doppel-Klick   – FERTIG

Was eigentlich ist der Analyzer ?

Schneller Überblick mit großer Aussagekraft.

Der Analyzer ist ein Programm mit dem sich große Datenmengen sehr schnell übersichtlich darstellen lassen.
Zudem ist der Analyzer ein Tool, welches diese Datenmengen auch weiter aufbereiten und darstellen kann. So besitzt das Programm einen umfangreichen Funktionsumfang und stellt zudem eine Vielzahl von Formeln zur Verfügung. Auch gibt es die Möglichkeit Diagramme zu erzeugen und darzustellen, sowie desweiteren Reports und Tabellen. Alternativ zu den eigenen (Excel-ähnlichen) Ausgabemöglichkeiten ermöglicht der Analyzer die Übergabe auch direkt an MS-EXCEL.

Der Analyzer ist ein Produkt aus dem Hause proALPHA und stellt eine ‚abgespeckte‘ Version von InfoZoom aus dem Hause HumanIT da. Das Programm gehört in aller Regel standardmäßig zur Auslieferung der proALPHA-ERP-Software. Schon von Hause aus liefert proALPHA mit dem Analyzer an die 20 Standard-Datenexporte zu seinen, in einer Progress-Datenbank liegenden, Daten aus. So gibt es schon von Beginn an Auswertungen zu Verkaufs-Umsatz, Einkauf-Umsatz, Angeboten, Aufträgen, Produktion, usw., die sofort genutzt werden könnten.

Zumeist ist es aber so, dass die Anwender gar nicht um diese Möglichkeiten wissen, oder sich schlicht noch nicht damit auseinandergesetzt haben.
Und es ist so, dass viele Anwender eine individuelle Vorstellung von dem haben, was an Daten, Aussagen und Ergebnissen ein, mit dem Analyzer erstellter, Report bieten sollte. Da geht es um bestimmte Inhalte wie Zeiträume, Vergleiche und Grafiken, aber auch um eigene Layouts. So spielen Überlegungen eine Rolle, wie oft die Daten aktualisiert werden sollten, in welcher Form die Ausgabe erfolgen soll und wer Zugang zu den Ergebnissen haben darf, oder haben soll.

Bei meiner Arbeit habe ich festgestellt, dass oftmals zunächst der Wunsch nach einer übersichtlichen Darstellung von Zahlen und Diagrammen im Vordergrund steht. Dann aber – beim Erkennen der vielfältigen Mögklichkeiten und vorhandenen Daten – gerät schon mal im ersten Anlauf der Umfang der Informationen ‚aus dem Ruder‘ und wird viel zu groß – so dass später ‚den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr gesehen wird‘.
Danach, im Laufe des Projekts, normalisiert sich das dann wieder. Dabei rate ich zusätzlich auch bei sehr umfangreichen Datensammlungen dazu, die Ausgabe nur auf die ‚Problemfälle‘ zu begrenzen. „Denn die ‚Normalfälle‘, mit denen man keine Arbeit hat, oder die reibungslos laufen, sind im Tagesgeschäft erst einmal nicht weiter von Bedeutung. Die Fälle, in denen es hakt, die nicht so laufen wie gewünscht, die sollten ausgegeben werden.“ Das sind beispielsweise Reports zu zu geringen Lagerbeständen, zu verspäteten -, oder Produktionsaufträgen mit zu großen Durchlaufzeiten, zu überfälligen OP’s, zu Aufträgen die sich im Rückstand befinden, usw. Es ist daher schlicht nicht nötig auch noch all die anderen Datensätze mit auszugeben. Das verstellt nur den Blick auf das Wesentliche. Die Kunst liegt also bei der Erstellung solcher Auswertungen im Weglassen von unwichtigen Informationen –  Reduktion auf das Wichtige und ein ansprechendes Layout – gerne auch mit Firmen-Logo.
Schneller Überblick mit großer Aussagekraft.

„Kennzahlen“

Gerade, wo die neue Version der DIN/ISO 9001, in seiner Version 2015 herausgekommen ist, bietet sich eine Kennzahlen-Lösung ganz besonders an – die Lieferantenbewertung. Hier kommen zwei der angestrebten Komponenten des Qualitätsmanagments besonders gut zum Tragen. So soll einerseits eine Beurteilung des Lieferanten erfolgen , die diesem dann auch zugänglich gemacht werden soll. Damit kann auch er sehen, wo seine Stärken sind und wo ggf. seine Schwächen sind, sodass er sich in der Zukunft im Sinne beider Seiten verbessern kann. Zum anderen können die turnusmäßig erstellten Bewertungen auch in einem Diagramm als Trend, oder als Entwicklung zusammengefasst werden.

Mit der von mir entwickelten Lösung werden die Lieferanten automatisch nach den von Ihnen einmal festgelegten Kriterien ausgewählt. Also z.B. nach Umsatz-Höhe, oder Menge, oder danach, dass der Lieferant zu den 20 wichtigsten -, oder größten Lieferanten gehört. Oder es werden schlicht nur die jeweils 50 umsatzstärksten Lieferanten ermittelt. Zu diesen Lieferanten werden die von Ihnen in proALPHA gepflegten Merkmale und Ausprägungen im Bereich der Bewertung hinzugezogen. Auch ist es möglich stattdessen diese Informationen ersatzweise aus einer Excel-Tabelle einzulesen.

Die weitere Verarbeitung und Darstellung erfolgt dann automatisiert im Analyzer, als auch in Excel, sodass Sie am Ende je einzelnem Lieferanten eine Bewertung erhalten, die Sie entweder auf Ihrem Firmen-Briefpapier ausdrucken können, oder mit einem eigens entworfenen Layout (Firmen-Logo, Schriftart, Farbe, ..) auf normalem Papier.  Ganz automatisch. Wann immer Sie wollen. Schlicht nur per Doppel-Klick.